Senest redigeret: 30. maj 2023
Møder og konferencer er nogle af de mest effektive måder at skabe værdi for din virksomhed – både internt og eksternt. Men det kræver naturligvis en grundig planlægning for at sikre, at alle parter kommer ud af det med et godt resultat.
Når man skal afholde et møde eller en konference, er der en række ting, man skal have styr på for at sikre, at det bliver en succes. Vi har her samlet 10 tips til dig, der skal planlægge en konference.
Når du skal afholde et event, er det vigtigt at finde et tidspunkt, hvor alle har mulighed for at være med. Planlæg et godt stykke ud i fremtiden og send en invitation i god tid, så flest muligt har mulighed for at prioritere dit møde eller din konference.
Det er vigtigt, at temaet for mødet eller konferencen er relevant for deltagerne. Ellers risikerer du, at folk ikke har lyst til at deltage, og at der ikke bliver taget nogen beslutninger eller løst nogle problemer.
Det er også vigtigt at vælge det rette sted at holde mødet eller konferencen. Er det f.eks. et internt møde, kan det afholdes på arbejdspladsen. Men hvis du skal have kunder eller samarbejdspartnere med, kan det være en god idé at leje et lokale. Derudover skal du også sørge for at have adgang til det udstyr, der skal bruges til mødet eller konferencen.
Der skal selvfølgelig også være mad og drikke til mødet eller konferencen, så deltagerne kan holde koncentrationen. Kaffe, vand og snacks er altid en god idé, men hvis dit event varer mere end en halv dag, er frokost også forventeligt. Husk at tage højde for evt. allergier og andre kostpræferencer.
En god agenda eller et interessant program er med til at sikre, at folk får noget ud af mødet eller konferencen. Sørg derfor for at have en klar idé om, hvad I skal snakke om, og hvem der skal holde oplæg.
Uanset om du vil bruge interne eller eksterne oplægsholdere til mødet eller konferencen, er det vigtigt at vælge de rigtige. Oplægsholderne skal have noget interessant at sige, og det er desuden vigtigt, at de kan inspirere og motivere deltagerne.
Networking er et af hovedformålene med mange konferencer, og derfor er det vigtigt at sørge for, at der er tid til det. Tænk f.eks. en reception eller et netværksarrangement ind i konferenceprogrammet.
Mange konferencer er lange dage, og derfor kan det være en god idé at arrangere nogle underholdende aktiviteter, spil, debatter eller brainstorms. Det giver deltagerne mulighed for at slappe af og networke på en anderledes måde.
Det er vigtigt at indtænke pauser og afveksling, når du planlægger længere møder og konferencer, så gæsterne ikke bliver trætte. Overvej f.eks. at have en frokostpause eller et kortere program på eftermiddagen.
Møder og konferencer er ofte meget produktive, men i nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at følge op på dem, så mødet eller konferencen ikke var spild af tid. Sæt en deadline for, hvornår der skal ske noget med de beslutninger eller idéer, der er blevet fremført på mødet eller konferencen. Det er også en god idé at blive enige om, hvem der har ansvaret for de pågældende dele.
Hos Symbion kan vi tilbyde et stort udvalg af konference- og mødelokaler i København, der er udstyret med det nødvendige udstyr og er beliggende i rolige omgivelser.
Kontakt os på tlf. 39 17 99 99 for at høre nærmere.
Få tip og tricks til “alt mellem himmel og jord” i vores mange guides.
28. december 2024
10. december 2024
28. november 2024
Bliv en del af Symbion Community i dag