Møder og konferencer er nogle af de mest effektive måder at skabe værdi for din virksomhed – både internt og eksternt. Men det kræver naturligvis en grundig planlægning for at sikre, at alle parter kommer ud af det med et godt resultat.

Når man skal afholde et møde eller en konference, er der en række ting, man skal have styr på for at sikre, at det bliver en succes. Vi har her samlet 10 tips til dig, der skal planlægge en konference.

10 tips til dit næste møde eller konference

1) Find dato og tidspunkt, der passer så mange som muligt

Når du skal afholde et event, er det vigtigt at finde et tidspunkt, hvor alle har mulighed for at være med. Planlæg et godt stykke ud i fremtiden og send en invitation i god tid, så flest muligt har mulighed for at prioritere dit møde eller din konference.

2) Hav et relevant tema

Det er vigtigt, at temaet for mødet eller konferencen er relevant for deltagerne. Ellers risikerer du, at folk ikke har lyst til at deltage, og at der ikke bliver taget nogen beslutninger eller løst nogle problemer.

3) Vælg det rette sted eller lokale

Det er også vigtigt at vælge det rette sted at holde mødet eller konferencen. Er det f.eks. et internt møde, kan det afholdes på arbejdspladsen. Men hvis du skal have kunder eller samarbejdspartnere med, kan det være en god idé at leje et lokale. Derudover skal du også sørge for at have adgang til det udstyr, der skal bruges til mødet eller konferencen.

4) Sørg for mad og drikke

Der skal selvfølgelig også være mad og drikke til mødet eller konferencen, så deltagerne kan holde koncentrationen. Kaffe, vand og snacks er altid en god idé, men hvis dit event varer mere end en halv dag, er frokost også forventeligt. Husk at tage højde for evt. allergier og andre kostpræferencer.

5) Hav en interessant agenda eller program

En god agenda eller et interessant program er med til at sikre, at folk får noget ud af mødet eller konferencen. Sørg derfor for at have en klar idé om, hvad I skal snakke om, og hvem der skal holde oplæg.

6) Vælg de rigtige oplægsholdere

Uanset om du vil bruge interne eller eksterne oplægsholdere til mødet eller konferencen, er det vigtigt at vælge de rigtige. Oplægsholderne skal have noget interessant at sige, og det er desuden vigtigt, at de kan inspirere og motivere deltagerne.

7) Hav tid til networking

Networking er et af hovedformålene med mange konferencer, og derfor er det vigtigt at sørge for, at der er tid til det. Tænk f.eks. en reception eller et netværksarrangement ind i konferenceprogrammet.

8) Planlæg underholdning og aktiviteter

Mange konferencer er lange dage, og derfor kan det være en god idé at arrangere nogle underholdende aktiviteter, spil, debatter eller brainstorms. Det giver deltagerne mulighed for at slappe af og networke på en anderledes måde.

9) Indtænk pauser og afveksling

Det er vigtigt at indtænke pauser og afveksling, når du planlægger længere møder og konferencer, så gæsterne ikke bliver trætte. Overvej f.eks. at have en frokostpause eller et kortere program på eftermiddagen.

10) Følg op efter mødet eller konferencen

Møder og konferencer er ofte meget produktive, men i nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at følge op på dem, så mødet eller konferencen ikke var spild af tid. Sæt en deadline for, hvornår der skal ske noget med de beslutninger eller idéer, der er blevet fremført på mødet eller konferencen. Det er også en god idé at blive enige om, hvem der har ansvaret for de pågældende dele.

7 ting, du bør undgå

1. En lang introduktion: Det er vigtigt at fange deltagernes opmærksomhed fra starten, og derfor bør introduktionen være kort. Gå ikke i dybden med baggrunden for mødet eller konferencen, men fortæl i stedet, hvem der er til stede, og hvad der skal ske.
2. Et alt for stramt og travlt program: Det er ikke nødvendigt at fylde programmet med mange punkter eller oplæg, fordi det vil gøre mødet eller konferencen alt for travl, og det gør det svært at holde styr på tidsplanen. Husk, at der også skal være plads til at gå i dybden med emnerne.
3. Ikke at have løbende dialog med oplægsholderne: Når du finder oplægsholdere, er det en god idé, at I forventningsafstemmer formatet for oplægget og dagen, så der ikke pludselig opstår problemer til konferencen eller mødet. Det kan også være en god idé at give oplægsholderne mulighed for at få feedback fra deltagerne, så de kan justere oplægget eller svare på spørgsmål.
4. Mange, lange spørgerunder: Til mange møder og konferencer afsættes der tid til spørgerunder ifm. oplæg og foredrag, men det er ikke nødvendigvis en god idé. Tit er det ikke struktureret godt nok, og derfor er der for mange eller alt for lange spørgerunder, som de færreste får noget ud af.
5. Store frokostbuffeter: Folk spiser alt for meget, når de præsenteres for store buffeter, og overspisning gør os mere trætte end fokuseret. I stedet kan man vælge at sætte frokosten op som en let buffet med få valgmuligheder eller servere portionsanrettet frokost.
6. At glemme at sige tak til alle deltagerne: Det er altid en god idé at sige tak til alle, der har deltaget i mødet eller konferencen. Husk også at få feedback fra deltagerne på, hvad de synes om dagen, så I kan forbedre den næste gang.
7. Dårlige lyd- og billedforhold: Dårligt lyd- og billedmateriale kan gøre det svært for deltagerne at følge med, og det er derfor en god idé at sørge for, at der ikke er nogen problemer med teknikken, og at visuelle elementer er i høj kvalitet.

Skal du afholde konferencer eller møder?

Hos Symbion kan vi tilbyde et stort udvalg af konference- og mødelokaler i København, der er udstyret med det nødvendige udstyr og er beliggende i rolige omgivelser.

Kontakt os på tlf. 39 17 99 99 for at høre nærmere.