10 ting du skal tænke på, når du lejer kontor som iværksætter
 i Guide, Iværksætteri

Når din virksomhed for første gang skal ud og leje kontor i København, er det vigtigt, at du skaber dig det fulde overblik over, hvilke ting du får med i kontorprisen og hvilke andre omkostninger, der kan være forbundet med at leje et kontor.

Læs her 10 ting, som du skal tænke med i kvadratmeterprisen, når du vil leje kontor i København:

1. Er der en bindingsperiode?

Som alle andre kontrakter, du måske kender, er der også en bindingsperiode, når du skal leje kontor. Erhvervskontrakter løber ofte over 2 år eller også har de en opsigelsesperiode på 3-6 måneder. Disse ting er en rigtig god idé at være opmærksom på. Derudover vil du typisk også skulle betale et depositum. Et depositum  svarer ofte til den samme mængde husleje som din opsigelsesperiode er på. Det vil sige, at hvis du har en opsigelsesperiode på 6 måneder og kontorlejen for eksempel ligger på 10.000 kr., så skal du betale 60.000 kr. i depositum.

For nogle kan det være afgørende, hvor lang bindingsperiode og hvor stor depositummet er. Dette skyldes, at din virksomhed bliver bundet både økonomisk og tidsmæssigt. Økonomisk, fordi der skal lægges en stor bunke penge. Og tidsmæssigt, da du skal kunne opsige kontorlejemålet i god nok tid, for ikke at brænde en masse penge af på et kontorleje, som du ikke længere ønsker.

Derfor er et godt råd altid at gå efter lejekontrakter med en kort bindingsperiode og lille depositum. Dette vil styrke din virksomheds likviditet. Likviditetsgraden fortæller noget om din virksomheds betalingsevne i forhold til, hvor meget din virksomheds omsætningsaktiver kan dække jeres kortfristede gældsforpligtelser, som i dette tilfælde er bindingsperioden.

2. Er der skjulte udgifter i lejemålet?

Når du sammenligner priserne på forskellige lejemål, kan der være overraskende stor forskel på priserne for at leje kontor i København. Som regel skyldes dette, at der er nogle skjulte udgifter, som ikke indgår i selve kontorlejen. Det er ikke alle kontorhoteller eller kontorfællesskaber, som har en transparent prissætning. En transparent prissætning betyder, at du får de eksakte priser på, hvad du betaler. Derfor bør du undersøge, hvad der indgår i den månedlige kontorleje.

Hav for øje om udgifter som rengøring, vinduespudsning, internet, varme mv. er inkluderet i din lejeudgift. Hvis ikke, er det vigtigt, at du skaber dig et overblik over, hvad din udgift vil være i alt månedligt.

Din virksomheds omkostninger har en indflydelse på din virksomheds overskudsgrad. Når man taler om overskudsgrad, så handler det om, hvor stor en del af din virksomheds omsætning, der bliver til det endelige overskud. Hvis overskuddet er lavt, kan man først og fremmest kigge på omkostningerne forbundet med forretningen. Hvis man er god til at tilpasse sine omkostninger til indtægterne, så vil overskudsgraden også være højere. Dette er noget som nogle investorer og business angels har for øje, da det også er noget som kan påvirke deres afkast, når de vælger at investere.

3. Er der mulighed for opbevaring og produktion?

Kan du opmagasinere bilag, ekstra computerudstyr, borde, stole og andet som din virksomhed kun har brug for i perioder. Eller kræver det en større flytning ind og ud af huset. Hvis der er mulighed for opbevaring i kælderrum eller lignende der hvor du kigger på at leje kontor, så husk at sammenlign priserne, samt hvor meget plads du kan få stillet til rådighed.

Derudover er det også værd at tjekke, hvorvidt din virksomhed kan have en form for produktion eller laboratorier der, hvor du gerne vil leje kontor. Det kan måske være billigere at have det in-house og samtidigt også mere effektivt. Der findes både fordele og ulemper. Hvis ikke de har det, så bliver du nødt til at regne ud, hvilken meromkostning dette vil give dig hos en ekstern fabrik eller laboratorium.

Du bliver også nødt til at overveje, hvordan dette vil påvirke din virksomheds soliditet, altså din virksomheds evne til at modstå tab. Når man taler om soliditetsgrad, så handler det om, hvor mange gange din virksomheds egenkapital kan betale for dine indestående aktiver, som for eksempel kan være materielle goder som kontorinventar, maskiner og produktionsanlægger etc. En lav soliditet kan medføre dårlige lånebetingelser som for eksempel en høj rente eller krav om sikkerhedsstillelse for lånet.Dette har derfor en stor indflydelse, hvis du overvejer at optage et lån i din virksomhed.

4. Hvad hvis min virksomhed vokser?

Lej kontor, hvor fleksibiliteten er høj, og hvor der er mulighed for at leje flere eller færre m2, hvis jeres behov ændrer sig. Det er ærgerligt at lade kvadratmeterne begrænse din virksomheds vækst, såvel som det er at betale for plads, der ikke bliver brugt.

Så er der mulighed for at få mindre eller mere plads det sted du gerne vil leje kontor? Såfremt der er det, hvilke omkostninger er der så forbundet med at skifte kontor?

Husk at være opmærksom på, at nogle af de steder du kan leje kontor i København, betaler man per person og ikke per m2. I sådanne tilfælde bør du overveje, hvilken meromkostning din virksomhed vil få, når den begynder at vokse. Du kan højst sandsynlig godt finde et kontor i København, hvor prisen for 15 m5 er 6.000 kr. Her kan man godt vokse fra at være 2 medarbejdere til at være 3 uden du skal betale ekstra for lejemålet. Dette bliver du nødt til at sammenligne med, hvad det ville koste at sidde et sted, hvor prisen afhænger af, hvor mange I er i virksomheden.

5. Er der mødelokaler?

For at kunne afholde møder med eksempelvis kunder, investorer med flere, er det rart at kunne sidde et uforstyrret sted med lukkede døre. Hvis I skal holde møder med eksterne, har I så plads til det, eller skal I bevæge jer ud af huset?

Det vil være mere professionelt, hvis I har mulighed for at holde møder det sted i lejer kontor. Det vil oveni købet være mere praktisk og spare jer en masse tid, da I så ikke skal ud og finde et eksternt sted at holde møderne. Husk at undersøge om det koster ekstra at låne mødelokale det sted, du gerne vil leje kontor og regn det med ind i dit kontorlejebudget. Nogle steder er det med i lejeprisen. Skal I ud af huset, så find ud af hvor meget det vil koste jer i penge og tid.

6. Er der adgang til parkering?

Når du vil leje kontor i København er parkering altid bekvemmeligt, hvis du eller dine medarbejdere kører bil eller hvis du skal have kundebesøg.

Hvis der ikke er gratis parkering tilknyttet lejemålet, kan dine medarbejdere og dine gæster hurtigt spilde både lang tid og mange penge på at parkere bilen. Parkering kan visse steder være så dyr, at det er relevant at få udgiften med i budgettet for lejemålet. Ydermere kan du også tjekke, hvor nemt det er at komme til kontoret med offentlig transport, som for eksempel tog, metro eller bus.

7. Hvem passer vores virksomhed i ferieperioderne?

Hvis I ikke flytter til et lejemål, der tilbyder reception og telefonpasning, så husk at I selv skal sørge for bemanding i ferieperioderne. Det er især vigtigt, hvis I er på et internationalt marked, hvor ferier og helligdage kan være forskellige fra de danske. Går virksomheder på ferie, når personalet gør? – Svaret er nej – du skal altid være tilgængelig for dine kunder.

Derudover kan det ligeså vel være rart at have en reception eller telefonpasning. Eksempelvis hvis man er til møder i byen eller gerne vil have uforstyrrede kundebesøg med mere.

8. Er der adgang til hjælp med det praktiske – eller skal jeg hyre en piccoline og driftspersonale?

Hvis din udlejer har en vicevært på stedet, så er der nem og hurtig hjælp at hente, hvis noget ikke virker. Der er også en masse praktiske opgaver som indkøb af toiletpapir, printerpatroner, printpapir, kaffe, te, mælk med mere. Måske er det noget din udlejer ordner – ellers må du finde en, der kan klare disse opgaver for dig, så du ikke selv bliver piccoline i din egen virksomhed.

Det kan ligeså godt være du får brug for hjælp til opsætning af borde eller andet inventar på dit kontor. I disse tilfælde kan det også være rigtig rart at få stillet noget praktisk hjælp til rådighed. På den måde risikerer din virksomhed ikke at gå i stå, fordi den daglige drift skal passes.

9. Er der nem adgang til frokost og mødeforplejning?

Vælg eventuelt et kontor med adgang til kantine. Så behøver du og dine medarbejdere ikke at tage stilling til, hvor I skal bestille mad henne hver dag. Du skal heller ikke bruge tid på at smøre madpakke. Med adgang til kantine er der også eventuelt mulighed for at bestille mad, hvis I arbejder sent en aften. Så slipper I for turen til bageren.

10. Er der adgang til et netværk af andre iværksættere?

Ud over murstenene, altså de fysiske rammer og alt det praktiske. Det som de 9 ovenstående spørgsmål kan hjælpe dig med at tænke med i prisen, når du skal betale for at leje kontor. Så er der nogle helt andre faktorer, der også kan have betydning for din startups succes – nemlig: Vidensdeling og netværk.

Nogle kontormiljøer brænder for, at virksomhederne der lejer sig ind vækster og får succes med deres forretning. Derfor gør de meget for, at du kan lære noget samt komme i kontakt med de personer som er relevante for lige præcis din forretning. Det kan være i form af både sociale og faglige events, for eksempel om fondsansøgninger, juridiske aspekter, marketing etc. Dette er noget som din virksomhed kan bruge til at lære nye ting, finde inspiration samt møde en masse ligesindede virksomheder. Mange gange kan du finde de forskellige kontorers arrangementer på deres hjemmeside.

Det kan være en god ide at finde et kontor, hvor I placerer jer i et netværk af andre ligesindede virksomheder. Bor du i hus med en udviklervirksomhed, en advokat og en grafiker. Så har du sandsynligvis adgang til uformel og gratis rådgivning og kan måske være heldig at blive tilbudt en god pris på din opgave. Omvendt kan der være gode synergier for din egen virksomhed –  både med hensyn til salg og til eventuelle partnerskaber. Læs her, hvordan det kan hjælpe din virksomhed til succes.

Derudover kan det også være en idé at finde ud af, hvilke andre typer virksomheder, som sidder i de kontorer du overvejer at leje dig ind i. Hvis din virksomhed for eksempel arbejder inden for foodtech, så kan det være, at du synes det er mere nyttigt at sidde sammen med andre, der arbejder inden for samme branche som dig selv.

Er et helt kontor overhoved nødvendigt?

Spørg dig selv, hvad meningen er ved at leje kontor. Skal du kunne have en stor skærm med tastatur stående? Eller er det som betyder noget, at du kan sidde sammen med andre inspirerende mennesker og tale virksomhedsidéer og koncepter? Der findes mange alternativer til at leje kontor i København.

Derudover bør du undersøge kontorets almindelige åbningstider. I nogle kontorer kan du komme og gå som du vil alle timer i døgnet. Andre kontorer er kun tilgængelige i et fast tidsinterval og typisk ikke i weekenden. Dette kan have en betydning, hvis din virksomhed har nogle deadlines. Da nogle deadlines kræver, at I en gang i mellem kan arbejde uden for normale arbejdstider.

Læs her om, hvad du skal være opmærksom på, når du vælger kontorfællesskab samt hvilke muligheder du har.

Seneste blogindlæg
Univate SC1, iværksættermiljø på Islands Brygge