Senest redigeret: 30. maj 2023
Vi har samlet en liste over forskellige konferencefaciliteter, der kan være afgørende for, om dit næste event bliver en uforglemmelig succes, eller spild af gæsternes tid.
En facilitet er noget, som gør tilstedeværelsen mere behagelig eller giver mulighed for at udøve en bestemt aktivitet. Det er altså et begreb, der dækker både over brugsting eller et tilbud om brug af udstyr eller lokaler.
Konferencefaciliteter kan altså både være lokaler og brugsting, der er har til formål at forbedre og understøtte oplevelsen til en konference eller lignende events.
Typiske faciliteter til en konference er:
Andre faciliteter kunne være:
De fleste stifter bekendtskab med konferencer i løbet af deres uddannelse eller karriere – enten som deltager eller arrangør – og der er stor forskel på kvaliteten.
Her er 5 små ting, som du kan gøre, der gør en stor forskel for din konference:
Der er ikke noget mere kikset til en konference end udstyr, der ikke virker. Vær sikker på, at alt udstyret fungerer. Det gælder både AV som projektor, mikrofon og lyd, så alle kan se og høre oplægsholdernes præsentationer, og det gælder andet teknisk udstyr såsom powerpoint og laserpointers. Men det er lige så vigtigt at sørge for, at der er blokke nok til alle, at kuglepennene virker, og at der er rigeligt med ark på flipoveren.
Når deltagerne ankommer til konferencen, er det vigtigt, at der er nogen, der byder dem velkommen og kan dirigere dem det rigtige sted hen. Det kan være personalet i receptionen, eller folk fra din virksomhed.
Ved mindre events kan det også være en god idé, hvis du står i døren og giver hånd til alle deltagerne. De få et rigtig godt indtryk af arrangementet og af dig som arrangør, og så kan gæsterne bedre fokusere på at lære noget, fordi de har en følelse af, at der styr på det hele.
Sørg for at byde dine oplægsholdere velkommen, præcis som du gør for dine andre gæster. De fleste oplægsholdere har travlt, og de har brug for at vide, hvordan det hele foregår. Sørg derfor for at fortælle dem om programmet, lokalet, AV-udstyret, og alt hvad de har brug for at vide, og hjælp dem, hvis de har spørgsmål eller tekniske problemer.
Det er også en rigtig god idé at bruge et par minutter på at introducere dem, lige inden de går på scenen, så de føler sig budt velkommen, og så deltagerne ved, hvad der skal ske.
Vær også opmærksom på, om de er tørstige eller sultne, og om de har det, de skal bruge. Mange oplægsholdere kommer ud og deler deres viden gratis, så det mindste du kan tilbyde dem mad og drikke.
Det er ikke nogen hemmelighed, at der skal være forplejning til konferencer, og man bør fordele forplejningen ud over hele dagen. Hvis man planlægger efter et enkelt måltid – f.eks. for at få mere tid til det faglige – vil nogle deltagere miste koncentrationen hen ad dagen, fordi de er sultne.
De fleste bliver glade for at blive præsenteret for noget forskelligt frugt, som man kan spise af hele dagen. Det er både billigere for dig som arrangør, men der er også noget til de fleste. Det er selvfølgelig også en mulighed at tilføje nødder, oste, kiks eller andre snacks, hvis du ønsker et større udvalg.
Som regel vil de fleste personer også sætte pris på at få et stykke kage til eftermiddagskaffen, og de garvede konferencegæster vil nok også forvente, at der vil blive serveret noget sødt hen ad eftermiddagen.
En goodiebag er en hyggelig, lille, ekstra ting, som du kan give til deltagerne. Der er næsten ingen grænser for, hvad man kan putte i en goodiebag, men sørg gerne for at indholdet i jeres goodiebags relaterer sig til temaet. Hvis modtagerne af jeres goodiebags ikke synes, at indholdet er relevant, vil de sandsynligvis lade den stå eller smide den ud, og så er det jo bare affald i stedet for en god gestus.
Indhold i en goodiebag kunne være:
Der er mange ting, som kan ødelægge et arrangement, og nogle af tingene kan være svære at forudse og forberede sig på. Men der er tre ting, som har stor indflydelse på succesen af dit arrangement, som du godt kan forberede dig på:
Der skal være vand og kaffe samt mad nok til hele dagen. Det kan virke som en lille ting, men dine gæster vil lægge mærke til det, hvis I fjerner frugten i løbet af formiddagen, eller I løber tør for kaffe efter frokost. Det vil give dem et dårligt minde fra eventet, og I kan i sidste ende fremstå uprofessionelle.
Er dagen plastret til med oplæg og spørgerunder, vil I få meget svært ved at holde tidsplanen. Derudover dræner I gæsternes koncentration, hvis de ikke får pauser mellem oplæggene. Omvendt vil de blive skuffede, hvis der er for mange pauser, fordi de så risikerer at føle, at arrangementet var spild af tid. Det gælder om at finde en god balance, hvor deltagerne kan lære noget, men også har mulighed for at strække benene og tale med andre.
Både manglende og dårlig markedsføring af eventet kan være problematisk. Det kan særligt være problematisk, hvis folk misforstår, hvad eventet handler om, og derfor bliver skuffede, når de dukker op. Ligeledes kan nogen vælge eventet fra, selvom det faktisk er relevant for dem.
Når du skal arrangere en uforglemmelig konference, er der fire ting, du bør have fokus på:
Dit valg af konferencelokale har en stor indflydelse på dine gæsters oplevelse – og dermed også på, hvor godt de husker dit arrangement. Du kan holde konferencen på et hotel, i et selskabslokale eller måske endda ude i naturen. Konferencelokaler kan bidrage med en masse til dit event, f.eks. ift. udsigt, størrelse og placering, men uanset hvad du vælger, bør du sikre dig, at lokalet er velegnet til formålet. Det skal have plads nok, godt lys og gode konferencefaciliteter.
Du bør overveje, hvordan du vil forpleje dine gæster, så de bliver mætte og glade. Der er mange muligheder, f.eks. kan I vælge at servere morgenmad, have en frokostbuffet eller stille snacks på bordene. Der bør også være kaffe, vand og evt. sodavand, juice, saft eller te, så alle har noget at drikke hele dagen. Ofte vil en kombination af alle mulighederne være en god idé afhængigt af dit event.
En konference kan godt blive lidt kedelig, hvis der kun er oplæg og spørgerunder. Derfor kan I indtænke noget underholdning på programmet – det kan være alt fra en humoristisk foredragsholder eller et rollespil til en standupkomiker eller et band. Det er dog vigtigt, at underholdningen passer til konferencens tema og jeres budget.
En god måde at få dine gæsters opmærksomhed på er ved at give dem noget med hjem. Selvfølgelig vil de fleste personer have fået ny eller forfinet viden, som de kan tage sig med videre. Det kan også være, at de er blevet introduceret til nogle værktøjer, som de kan bruge til at optimere deres arbejde. Mange vil også have mødt nye mennesker, som de kan sparre med i fremtiden. Men en goodiebag er en fin gestus, og det er desuden en god måde at markedsføre dit brand eller virksomhed på – så længe indholdet er relevant.
Symbion Konference- og Eventspace har lokaler fordelt på flere af vores lokationer i København, så det er muligt at finde lige nøjagtigt det lokale, der passer jeres behov.
Få tip og tricks til “alt mellem himmel og jord” i vores mange guides.
19. februar 2024
6. februar 2024
24. januar 2024
Bliv en del af Symbion Community i dag