En konference er en begivenhed, hvor deltagerne mødes for at diskutere et emne eller problemer af fælles interesse. Her er 11 gode tips til, hvordan du planlægger og afholder møder og konferencer.

Hvad betyder konference?

En konference er et større møde eller begivenhed, hvor der udveksles viden, erfaringer og synspunkter om et bestemt emne. Ordet “konference” kommer af det latinske ord “conferentia”, som kan oversættes til “samtale” eller “møde”.

En konference er et officielt møde, hvor gæsterne diskuterer et emne eller et problem. Gæsterne vil typisk være danske og udenlandske branchefolk, eksperter eller politikere, men repræsentanter fra andre organisationer, ledere m.v. kan også gæste en konference. Man afholder ofte konferencer for at fremme eller igangsætte politiske eller samfundsmæssige dagsordener eller initiativer.

Nogle af de mest typiske aktiviteter til en konference kunne være foredrag, taler, debatter og workshops.

Forskellen på et møde og en konference

Et møde og en konference adskiller sig på flere måder.

Ofte er et møde en mindre begivenhed, der afholdes med et strategisk eller operationelt øjemed. Her kan man træffe beslutninger, diskutere idéer og løse problemer. Man kan også indgå i dialog eller networke med eksterne interessenter gennem f.eks. kundemøder, forhandling med samarbejdspartnere eller ved ansættelsessamtaler.

Konferencer er typisk større begivenheder med et uddannende og inspirerende element, hvor indenlandske og udenlandske interessenter typisk bliver inviteret til begivenheden. Her er det primære fokus på faglige oplæg og foredrag samt workshops eller lignende aktiviteter. Til en konference er der som regel også plads til networking, så deltagerne kan få nye input og bygge relationer.

Hvordan afholder man en konference?

Man bør ikke afholde en konference bare for at gøre det – f.eks. for at fremhæve eller brande sin virksomhed. Der skal gerne være et fagligt, uddannende perspektiv, som giver gæsterne viden eller inspiration, så de går fra konferencen med nye eller styrkede kompetencer.

Derfor er der flere ting, man skal være opmærksom på, når man skal afholde en konference. Her har vi listet 5 afgørende overvejelser foruden budget.

1. Et relevant tema for dagen: Første skridt i planlægningen af en konference er at finde et relevant tema. Konferencens tema kan f.eks. være i tråd med den aktuelle danske eller internationale politiske dagsorden, samfundet, trends eller teknologiudviklingen. Det skal have relevans for dine gæster, og der skal være et behov for at afholde netop denne konference.
2. Interessante oplægsholdere: Når du skal vælge oplægsholdere til din konference, er det en god idé at sikre dig, at de har faglig ballast, og at de samtidig kan motivere og underholde gæsterne. Uanset om du vælger at invitere eksterne oplægsholdere eller bruge folk fra din egen virksomhed, er det vigtigt, at de har et budskab, som dine gæster vil kunne lære noget af.
3. Tid til networking: Mange undervurderer vigtigheden af networking. Mange mennesker deltager i konferencer med det formål at lære noget – og det er selvfølgelig også vigtigt. Men hvis gæsterne skal have mest muligt ud af din konference, er det vigtigt at sørge for at afsætte tid til at netværke. Det er særligt gennem networking og sparring med andre, at man ofte får nye idéer og input, som kan bygge relationer, understøtte innovation og skabe forandring.
4. Break out sessioner: En break out session er en kortere aktivitet med fokus på et bestemt emne eller øvelse. Disse sessioner er designet til at give gæsterne mulighed for at fordybe sig i et specifikt emne og lære fra hinanden. Du kan arrangere break out sessioner som debatter, stande med produktpræsentationer fra sponsorer, forskelligartede workshops, eller rådgivere, der tilbyder en-til-en sparring.
5. De rette faciliteter: Det er vigtigt at have de rette faciliteter, der dækker dit behov. Det kan være, at du planlægger forskellige aktiviteter eller vil have mulighed for at bruge åbne arealer som atriumgårde. Det kan også være, at det er vigtigt for dig at have adgang til AV-udstyr eller særlige transportmuligheder. Derudover er forplejning også vigtigt at indregne, fordi konferencer ofte forløber over en eller flere dage.

6 tips til det rigtige konferencelokale

1. Forplejning: Det er vigtigt for deltagernes velbefindende og koncentration, at der er mad og drikke til rådighed hele dagen. Sørg derfor for at have en god forplejning, der dækker både frokost, kaffe/te og snacks. Mange konferencecentre m.v. tilbyder denne service, så I ikke behøver at tænke på det.
2. Lokalets størrelse: Der skal være plads til alle deltagerne og oplægsholderne, uden at det føles for trangt eller rodet. Omvendt må der heller ikke være for meget plads, så man ikke kan fylde det ud, og lokalet føles tomt. Husk også plads til break out sessioner, netværksmøder eller andre aktiviteter. Konferencecentre og lignende har ofte forskellige størrelser af lokaler, så der er noget til enhver lejlighed.
3. Udstyr: Konferencecentre og mødelokaler kan oftest tilbyde det meste AV-udstyr, men tjek alligevel efter, så I er sikre på at have alt, I skal bruge. Det kan f.eks. være projektor, lydanlæg, mikrofoner eller lignende. Udover AV-udstyr kan det også give mening at overveje, om der er brug for flipovers, skriveredskaber, interaktive apparater osv., så gæsterne kan få mest ud af det planlagte program.
4. Parkering: De fleste konferencecentre har egen parkering, men hvis ikke, kan det være en god idé at tjekke parkeringsforholdene i området. Sørg gerne for at tage hensyn til afstand, tidsbegrænsning og pris, så deltagerne ikke skal gå langt, er nødt til at flytte bilen flere gange, eller skal betale for dyr parkering.
5. Pris: Selvfølgelig er det vigtigt at overveje budgettet, når I skal finde det rigtige konferencelokale. Konferencecentre og lignende har ofte forskellige priser afhængig af størrelse og beliggenhed. Derudover kan det være en god idé at undersøge, om I kan få en særlig god pris, hvis I lejer lokalet i flere dage, eller hvis I er medlem af en bestemt brancheforening. Nogle steder tilbyder også pakkeløsninger ifm. konferencer.
6. Beliggenhed: Det er en god idé at tage højde for deltagernes rejsetid, når man skal finde det rette sted til møder og konferencer. Det er også en god idé, at der er let adgang til offentlig transport og parkering. Ligeledes kan man overveje, om omgivelserne skal afspejle temaet, f.eks. tæt på naturen, nede ved havnen, eller i forlængelse af et kontorfællesskab.

Har I brug for hjælp med at finde det rigtige lokale til jeres næste møde eller konference i København? Ring til os på +45 39 17 99 99, så hjælper vi jer videre.