Er du på udkig efter det perfekte konferencerum til din næste store begivenhed? Så læs med her! Vi har nemlig samlet 5 ting, du skal være opmærksom på, når du lejer et konferencerum. Dette vil sikre, at din konference bliver en succes!

Når du skal afholde en konference

Der er mange ting at få styr på, når man skal afholde en konference eller et møde. Man skal bl.a. udarbejde et budget, tilrettelægge et godt dagsprogram og invitere relevante oplægsholdere og gæster.

Du kan få inspiration til tilrettelæggelse af dit event med vores guide til at lykkes med planlægningen af en konference, hvor vi lister 17 tips til planlægningsprocessen.

Lige så vigtigt er det selvfølgelig også, at du vælger det helt rigtige konferencerum. Et rum, der matcher den stil og tone, I ønsker for jeres konferencer eller møder.

Her får du 5 gode råd til, hvad du skal være opmærksom på, når du skal vælge konferencerum.

5 ting du skal være opmærksom på

Det kan være svært at finde det perfekte lokale til ens møder eller konferencer. Der er mange parametre, man skal have med i sine overvejelser, før man kan træffe det endelige valg.

Vi har derfor lavet en liste med de 5 vigtigste ting, du skal være opmærksom på, når du leder efter det helt rigtige konferencerum. Hvis du følger disse råd, er du godt på vej til at finde lige netop det konferencerum, der passer perfekt til dine behov.

1. Lokalets størrelse

Det er vigtigt, at man finder et konferencerum, der ikke er for stort eller for småt. Man skal sikre sig, at der er plads til alle deltagerne, men samtidig ikke mere plads end nødvendigt.

En god tommelfingerregel er, at der er 1 kvm pr. deltager. Dog kommer det selvfølgelig an på, hvilken bordopstilling eller indretning I ønsker til konferencen. Hvis det er meningen, at gæsterne skal sidde ned i biografopstilling, kan man godt placere stolene tæt.

Hvis I derimod gerne vil have en messe eller stande, hvor gæsterne skal stå op eller bevæge sig rundt, bør der gerne være rigeligt med plads, da det ellers kan føles klaustrofobisk.

Nogle gange kan der også være en idé i, at lokalet er ekstra stort, hvis man f.eks. har planlagt øvelser eller andet, der skal foregå i lokalet. Man kan selvfølgelig også booke to forskellige konferencelokaler, så gæsterne også får lidt luftforandring i løbet af dagen.

2. Udstyr

Som arrangør har du allerede mange andre ting at tænke på under planlægningen og på selve konferencedagen. Derfor bør du gøre dig selv den tjeneste at sikre dig på forhånd, at konferencerummet har de ting, du skal bruge.

Dertil er det også en god idé at få afklaret, om det er noget, konferencecentret kan sørge for på dagen, eller du skal anskaffe dig det rigtige udstyr.

Udstyr dækker både over AV som skærm, mikrofon og højtalere, men det kan også være, at du har brug for flipovers, tuscher eller andet. I så fald er det en god idé at kontakte konferencecentret forud for din konference, så de ved, hvad du har brug for og kan sikre sig, at det er der.

3. Omgivelser

Omgivelserne betyder også meget for, hvilken stemning der er på konferencen. Du bør overveje, om det er et sted, der skal inspirere, få deltagerne til at slappe af eller vække en tredje følelse.

Det kan også have betydning for dine gæster, hvis de skal overnatte eller måske også tilbringe nogle dage på konferencen, om der er gode parkeringsforhold eller andet, de har brug for.

Hvis konferencen strækker sig over længere tid, bør du også undersøge, om der er områder i nærheden, som kan bruges i pauser eller til walk’n’talks. Det kunne passende være en park eller en mole afhængigt af konferencens tematik. På den måde kan dine gæster samtidig få frisk luft og bevæge sig i løbet af dagen.

4.  Luftkvalitet

Du skal være opmærksom på luftkvaliteten i rummet, inden I vælger jeres endelige konferencerum. Når luften bliver for tæt, nedsættes koncentrationsevnen, og det kan gøre det svært at følge med i oplæggene.

Det kan være svært at afgøre luftkvaliteten, hvis du ikke har været i lokalet før, om luftkvaliteten kan blive dårlig. Der kan det være en god idé at opleve konferencerummet på egen hånd inden, og du kan evt. høre dig ad i dit netværk – måske kender du nogen, der har været til møde eller konference samme sted, og som vil dele deres oplevelse.

Konferencerummene skal have god ventilation eller mulighed for at åbne vinduerne om nødvendigt. Det er særligt vigtigt, hvis I forventer, at der vil være mange personer til jeres konference, da luftkvaliteten hurtigere forringes. Ligeledes kan det også have betydning, hvornår på året, I afholder jeres konference, eller om der er store panoramavinduer.

5. Temperatur og lysforhold

Det er også vigtigt at have styr på temperatur- og lysforholdene i konferencelokalet. Hvis der er for varmt eller for koldt i lokalet, går det ud over koncentrationen og oplevelsen.

Derfor kan det være en rigtig god idé at tjekke, om der f.eks. bruges AC, fordi det ofte kan blive for koldt for nogle personer. Nogle personer foretrækker også, at man kan åbne vinduer og få frisk luft ind, men det kan være, at det faktisk ødelægger luftventilationen.

Temperaturen kan bl.a. påvirkes af luftkvaliteten og årstid, ligesom en større mængde personer også øger temperaturen.

Dertil skal der gerne være rigeligt med lys – gerne en kombination af både kunstigt og naturligt – så gæsterne ikke får ondt i hovedet eller bliver trætte af at sidde under kunstig belysning eller mørke hele dagen. Lysforhold er også vigtigt i forhold til at se oplægsholdernes medbragte præsentationer eller andre essentielle materialer til konferencen.

Har du brug for hjælp til at vælge et konferencerum i København?

Hos Symbion kan vi tilbyde et stort udvalg af både konferencerum og mødelokaler i København, der alle er udstyret med det nødvendige udstyr og fornuftige omgivelser.

Kontakt os på tlf. 39 17 99 99 for at høre nærmere.